Informativa sulla privacy
Chi tratta i dati
Titolare del trattamento è Jacopo Giovanni Romani, che opera come Totem Solution di Jacopo Giovanni Romani, partita IVA [numero], [indirizzo], email [indirizzo di contatto].
Quali dati
- Dati dell'account: indirizzo email di lavoro, nome e cognome se li inserisci, lo spazio (l'organizzazione) a cui appartieni e il tuo ruolo.
- Dati tecnici di accesso: data dell'ultimo accesso, usata solo per il conteggio aggregato delle persone attive e per l'elenco degli account inattivi da oltre 90 giorni (in cui compaiono solo nome ed email, senza date).
- Partecipazione alla formazione: presenze agli incontri (anche importate dal report di Microsoft Teams, con orari di ingresso e uscita), dichiarazioni di aver seguito una registrazione, attestati di partecipazione.
- Regole d'uso dell'AI dell'organizzazione: data della presa visione ed esito del mini-quiz.
- Idee e domande sui contenuti, se ne invii.
- Preferiti e voti "utile / non utile" sui contenuti: li vedi solo tu; l'amministratore vede solo i totali dei voti e le note, senza sapere chi li ha lasciati.
- Ricerche nella libreria: si salva solo il testo cercato e lo spazio, senza sapere chi l'ha cercato, per capire quali contenuti mancano.
- «Chiedi ai contenuti», se attivo: la domanda si salva come una ricerca (senza sapere chi l'ha fatta); di te si conta solo quante domande fai al giorno, per il limite giornaliero.
- Interesse per un corso online ("Avvisami quando apre" nelle pagine pubbliche, "Mi interessa" nell'area riservata): nome, email, data e testo del consenso, origine della richiesta. Se non dai il consenso al contatto, non salviamo né nome né email: contiamo solo l'interesse.
- Protezione dei moduli pubblici: per limitare gli invii automatici salviamo per un giorno un'impronta cifrata dell'indirizzo IP (non l'indirizzo in chiaro), poi la cancelliamo.
- Consulenze prenotate: data, durata e argomento.
Nella piattaforma non entrano dati dei clienti della tua organizzazione.
Perché e su quale base
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Darti accesso all'area riservata della tua organizzazione | esecuzione del contratto tra il titolare e la tua organizzazione; legittimo interesse a gestire gli accessi |
| Registro presenze, prese visione e attestati, messi a disposizione del referente e della direzione della tua organizzazione come evidenza della formazione (art. 4 Reg. UE 2024/1689, AI Act) | obbligo e legittimo interesse della tua organizzazione; [da verificare: ruolo del cliente come titolare autonomo o contitolare] |
| Email di servizio (accesso, lista d'attesa) e, se lo scegli, avvisi sui nuovi contenuti | esecuzione del contratto; il tuo consenso per gli avvisi sui contenuti, che puoi cambiare dal profilo |
| Preferiti, voti e domande sui contenuti, ricerche senza nome | esecuzione del contratto (funzioni dell'area riservata); legittimo interesse a migliorare i contenuti, con dati aggregati o senza autore |
| Avvisarti quando apre un corso online che ti interessa | il tuo consenso, separato dalla presa visione di questa informativa e revocabile in ogni momento (dall'area riservata con "Non avvisarmi più", oppure scrivendo a [email]) |
| Limitare gli invii automatici dei moduli pubblici | legittimo interesse alla sicurezza del servizio |
| Fatturazione delle consulenze alla tua organizzazione | obbligo di legge |
Chi vede i tuoi dati
- Il referente e la direzione della tua organizzazione vedono: nome, email, registro presenze, stato delle prese visione (solo "completato sì/no", non le risposte al quiz), attestati, idee (senza autore se scegli l'anonimato).
- Le promozioni dei corsi nell'area riservata sono uguali per tutti i membri dello spazio: si contano solo visualizzazioni e clic totali, senza sapere chi li ha fatti. La tua organizzazione può chiedere di spegnerle.
- Nessuno nella tua organizzazione vede cosa hai letto: le statistiche sui contenuti sono solo aggregate e mostrate solo se riguardano almeno 5 persone.
- Fornitori tecnici che trattano i dati per conto del titolare, tutti con server nell'Unione europea dove indicato: Supabase (database e file, Francoforte), Vercel (applicazione, Francoforte), Resend (invio email), Google (calendario e video call delle consulenze: nome, email, data e argomento della consulenza), Anthropic (solo se la tua organizzazione ha attivato «Chiedi ai contenuti»: riceve il testo della domanda e i contenuti formativi pertinenti, non il tuo nome né la tua email). [Elenco e garanzie da verificare.]
Per quanto tempo
- Account attivi: finché fai parte dello spazio.
- Account disattivati: anonimizzati dopo [12 mesi, DA CONFERMARE].
- Registro presenze e attestati: [periodo da definire con il cliente, per esempio 5 anni] perché servono come evidenza della formazione.
- Dati di fatturazione: 10 anni, come prevede la legge.
- Interessi ai corsi: fino alla revoca del consenso, e comunque non oltre [24 mesi dall'ultima richiesta, DA CONFERMARE]. Dopo la revoca si conserva solo la traccia della revoca stessa.
- Impronta dell'IP dei moduli pubblici: un giorno.
I tuoi diritti
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento scrivendo a [email]. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
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